Hoe Bedrijven in België de Nieuwe E-Facturatie Moeten Implementeren

Met de recente veranderingen in de Belgische wetgeving is het voor bedrijven verplicht geworden om e-facturen te versturen naar de overheid en openbare instellingen vanaf 1 juli 2024. Vanaf 2025 geldt deze verplichting ook voor B2B-transacties. De invoering van e-facturatie is een belangrijke stap richting digitalisering en efficiëntie, maar het roept bij veel bedrijven vragen op over hoe ze deze nieuwe verplichting moeten implementeren. In dit artikel leggen we uit wat e-facturatie precies inhoudt, waarom het belangrijk is en hoe je deze technologie op de juiste manier kunt integreren in je bedrijfsprocessen.

Wat is E-Facturatie?

E-facturatie houdt in dat facturen digitaal worden verstuurd, ontvangen en verwerkt, vaak via gestandaardiseerde formaten zoals UBL (Universal Business Language). Dit systeem maakt het mogelijk om facturen veilig en snel uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. Het belangrijkste voordeel van e-facturatie is dat het handmatige processen automatiseert, wat zorgt voor minder kans op fouten, snellere verwerking en een betere traceerbaarheid van documenten.

In België moeten bedrijven die zaken doen met de overheid e-facturen versturen via het Peppol-netwerk. Peppol is een internationaal platform dat gestandaardiseerde elektronische facturen ondersteunt en zorgt voor een veilige uitwisseling van facturatiegegevens.

Waarom is E-Facturatie Belangrijk voor Jouw Bedrijf?

1. Wettelijke verplichting De Belgische overheid heeft de verplichting om e-facturen te versturen bij B2G-transacties (Business to Government). Dit geldt vanaf 1 juli 2024, en vanaf 2025 wordt e-facturatie ook verplicht voor B2B-transacties. Het is dus cruciaal om deze verandering tijdig door te voeren om te voldoen aan de wetgeving en te voorkomen dat je betalingen of zakelijke relaties in gevaar komen.

2. Kostenbesparing Door over te stappen op e-facturatie, bespaar je op de kosten voor papier, printen, verzending en archivering van fysieke facturen. Het automatiseren van het facturatieproces vermindert ook de kans op fouten en bespaart waardevolle tijd, wat leidt tot lagere administratieve kosten en snellere verwerking van betalingen.

3. Verhoogde efficiëntie E-facturatie versnelt de administratieve processen, omdat facturen automatisch in je boekhoudsoftware kunnen worden geïmporteerd. Dit zorgt ervoor dat de factuurverwerking sneller verloopt, waardoor je minder tijd kwijt bent aan handmatige invoer en controles. Het maakt het ook eenvoudiger om facturen op te slaan en te raadplegen, wat de efficiëntie van je bedrijfsvoering verhoogt.

4. Betere duurzaamheid Door over te stappen op digitale facturatie verminder je het papierverbruik, wat niet alleen kostenbesparend is, maar ook bijdraagt aan duurzamere bedrijfspraktijken. Bedrijven die bewust omgaan met hun ecologische voetafdruk, kunnen dit aspect gebruiken als onderdeel van hun corporate social responsibility (CSR) beleid.

5. Verbeterde beveiliging en compliance E-facturatie vermindert het risico op verloren of verkeerd geadresseerde documenten. Doordat facturen digitaal worden opgeslagen en verzonden, zijn ze beter beveiligd tegen verlies, fraude en andere risico's. Daarnaast voldoet e-facturatie aan de wetgeving omtrent gegevensopslag en -beheer, wat ervoor zorgt dat je bedrijfsprocessen voldoen aan de eisen van de Belgische wetgeving en de Europese regelgeving.

   
   

Hoe Begin Je met de Implementatie van E-Facturatie?

De overstap naar e-facturatie vereist een zorgvuldige voorbereiding. Hier zijn de stappen die je kunt volgen om de implementatie van e-facturatie succesvol te maken:

1. Evalueer je huidige systemen Begin met het evalueren van de software die je momenteel gebruikt voor boekhouding en facturatie. Veel moderne boekhoud- en ERP-systemen ondersteunen al e-facturatie, maar het kan zijn dat je een update of aanvullende functionaliteit nodig hebt om volledig compliant te zijn. Controleer of jouw systeem compatibel is met het Peppol-netwerk en of het de juiste formaten voor e-facturatie ondersteunt.

2. Kies het juiste platform voor e-facturatie Om e-facturen te versturen, heb je een platform nodig dat het Peppol-netwerk ondersteunt. Dit netwerk biedt de gestandaardiseerde uitwisseling van facturatiegegevens en zorgt ervoor dat je facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Er zijn verschillende platforms en softwareleveranciers die dit ondersteunen, en het kiezen van de juiste oplossing is essentieel voor een vlotte integratie.

3. Integratie met je bedrijfsprocessen Zorg ervoor dat e-facturatie naadloos integreert met je bestaande bedrijfsprocessen. Dit betekent dat de software automatisch facturen moet kunnen genereren en verwerken, en de gegevens gemakkelijk moet kunnen doorsturen naar je boekhoudsysteem. Het doel is om zoveel mogelijk handmatige invoer te elimineren, zodat je processen zo efficiënt mogelijk verlopen.

4. Testen van het systeem Voordat je volledig overschakelt naar e-facturatie, is het verstandig om het systeem uitvoerig te testen. Dit kan door testfacturen naar de overheid of andere partners te sturen om ervoor te zorgen dat alles correct werkt en dat de facturen aan de vereiste standaarden voldoen. Dit testproces helpt eventuele problemen vroegtijdig op te sporen en aan te pakken.

5. Opleiding en ondersteuning voor je team Zorg ervoor dat je medewerkers goed geïnformeerd zijn over de veranderingen en dat ze voldoende opleiding krijgen in het gebruik van het nieuwe systeem. Dit zorgt ervoor dat het implementatieproces soepel verloopt en dat iedereen in je team begrijpt hoe e-facturatie werkt en hoe ze het effectief kunnen gebruiken.

   
   

Hoe kunnen wij jou helpen?

De implementatie van e-facturatie kan complex zijn, vooral als je bedrijf al gebruikmaakt van bestaande systemen die moeten worden aangepast. In dergelijke gevallen kan een gespecialiseerde softwarepartner helpen bij het integreren van e-facturatie in je huidige processen. Partners met ervaring in softwareontwikkeling en systeemintegratie kunnen ervoor zorgen dat je systemen snel en efficiënt worden geconfigureerd om te voldoen aan de wettelijke vereisten, terwijl je tegelijkertijd profiteert van de voordelen van een geautomatiseerd facturatieproces.

Conclusie

De verplichting om e-facturen te versturen is een belangrijke stap richting digitalisering van bedrijfsprocessen in België. Door over te stappen op e-facturatie bespaar je kosten, verhoog je de efficiëntie en zorg je ervoor dat je bedrijf voldoet aan de wettelijke eisen. Het implementeren van e-facturatie kan echter enige tijd en voorbereiding vergen. Het kiezen van de juiste software en het integreren van e-facturatie in je bestaande systemen zijn belangrijke stappen voor een succesvolle overgang. Als je hulp nodig hebt bij deze implementatie, zijn er verschillende partners beschikbaar die je kunnen ondersteunen en begeleiden om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.